Manual de usuario

Producción27

Órdenes de trabajo, procesos, hojas de ruta, captura de producción y costeo real.

• Agenda en SitioLos trabajos fuera de la planta: instalaciones, servicios y visitas de medición, con evidencias, medidas y firma desde el celular.
• Aprobaciones PendientesTablero de lo que está esperando al cliente y de lo que espera una versión nueva de la empresa.
• Captura de ProducciónLa pantalla del taller: iniciar, completar, rechazar y agrupar trabajos en lotes.
• Cotizaciones / PresupuestosPresupuestos al cliente, convertibles en orden de trabajo al ser aprobados.
• CuadrillasLos grupos de personas que salen a trabajar donde el cliente, con su responsable y sus integrantes.
• Eficiencia de MaterialLo que el BOM sugirió frente a lo que el operario cortó y usó, con la merma y la desviación valorizadas.
• Equipos y ActivosRegistro de los equipos o activos de los clientes sobre los que se trabaja.
• Esperando al ClienteTodo lo que depende del cliente —cotizaciones, aprobaciones, pagos y soportes— con recordatorio por WhatsApp.
• Gastos de la ordenViáticos, desplazamientos, fletes y peajes que se le cargan a una orden para saber cuánto costó de verdad.
• Informes de ProducciónConsulta de órdenes con su avance, sus hojas de ruta y su trazabilidad.
• Kardex de Terceros (OT)Trazabilidad de los bienes del cliente mientras están en poder de la empresa.
• Lista de Materiales (BOM)La receta de materiales y procesos necesarios para producir algo.
• LlantasEl registro de las llantas de los clientes, con su serie, su medida y cuántas veces se han reencauchado.
• Lotes de ProcesoAgrupa trabajos de varias órdenes en una sola corrida de un proceso.
• O.T. Pendientes de FacturarÓrdenes terminadas cuyo valor todavía no se ha cobrado.
• Opciones de ProductoLos grupos de opciones que el cliente elige al cotizar (material, acabados, color) y el efecto de cada una en el precio y en la producción.
• Órdenes de TrabajoEl documento central de producción: qué se fabrica o repara, quién lo hace y en qué va.
• Panel de la OTVista detallada de una orden: sus procesos, su avance y sus pendientes.
• Parte DiarioReporte diario de lo trabajado, por persona y por orden.
• Planes de ServicioEl mantenimiento preventivo de cada equipo o vehículo: cada cuántos kilómetros o cuántos meses toca.
• Plantillas de ServicioLa secuencia de procesos que define un servicio, lista para generar órdenes de trabajo.
• ProcesosLas operaciones que se ejecutan en producción, con su tiempo estándar, tarifa y materiales.
• Programación de OTAsigna órdenes de trabajo a cada día y define su orden de ejecución.
• Próximos ServiciosQué mantenimientos están por vencerse o ya se vencieron, ordenados por urgencia.
• Servicios TercerizadosProcesos que hace un proveedor: costo pactado, control de lo terminado y enlace con su factura.
• Tipos de AprobaciónQué le toca aprobar al cliente antes de avanzar: diseños, planos, medidas, cambios de alcance o la recepción del trabajo.
• VehículosLos vehículos de los clientes sobre los que se trabaja, con su placa y su kilometraje.

Ventas8

Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas de venta y notas.

• Comisiones de VendedoresComisiones estimadas y liquidadas por vendedor, con exportación a Excel.
• Facturas de VentaEmisión de facturas de venta, con impuestos, cartera y contabilidad automáticas.
• Liquidaciones de OTLiquidación de las órdenes de trabajo terminadas para su facturación.
• Listas de PreciosListas de precios con vigencia, asignables a clientes y vendedores.
• Notas Crédito y DébitoCorrecciones sobre facturas ya emitidas, a favor o en contra del cliente.
• PedidosPedidos de cliente, convertibles a orden de trabajo o a factura.
• Planes de PagoPlantillas que parten el valor de un trabajo en hitos (anticipo, avance, saldo) y controlan cuándo se cobra cada uno.
• RemisionesDocumento de entrega de mercancía, previo o alterno a la factura.

Inventarios8

Productos, bodegas, entradas y salidas, traslados y kardex valorizado.

• BodegasLugares donde se almacena el inventario, con su responsable.
• Existencias por BodegaSaldo actual de cada producto por bodega, con alertas de stock y valorización.
• GruposPrimer nivel de clasificación de los ítems, con su naturaleza.
• ÍtemsCatálogo de productos, materias primas y servicios, con impuestos, cuentas y conversiones.
• KardexHistorial de movimientos de un producto con saldos y costos valorizados.
• Movimientos de InventarioEntradas, salidas, traslados y ajustes de stock, con su flujo de aprobación.
• SubgruposSegundo nivel de clasificación; aquí se definen las cuentas contables de los ítems.
• Unidades de MedidaSiglas de las unidades en que se compran, consumen y venden los ítems.

Cuentas por Cobrar4

Cartera de clientes y recibos de caja.

• Anticipos de ClientesDinero recibido antes de facturar, que después se aplica a las facturas del cliente.
• Cartera por EdadesQué debe cada cliente y hace cuántos días, con exportación a PDF y Excel.
• Hitos ExigiblesQué cobrar hoy: los pagos de los planes que ya se pueden exigir, con los bloqueantes de primero.
• Recibo de CajaRegistro de los cobros a clientes y su aplicación a las facturas pendientes.

Cuentas por Pagar6

Compras, facturas de proveedor, egresos y retenciones.

• Cartera por PagarLo que la empresa le debe a cada proveedor, clasificado por antigüedad.
• Comprobantes de EgresoRegistro de los pagos a proveedores y su aplicación a las facturas pendientes.
• Conciliación OC/Factura (GR/IR)Cruce entre la mercancía recibida y las facturas de proveedor, con el saldo de la cuenta puente.
• Facturas de ProveedorRegistro de las facturas de compra: causan la deuda con el proveedor y la entrada de la mercancía.
• OC Pendientes de RecepciónLas órdenes de compra aprobadas que todavía no han llegado, con los días que llevan esperando.
• Órdenes de CompraEl pedido en firme a un proveedor, con lo que se le encargó y lo que falta por llegar.

Contabilidad4

Asientos contables generados por los documentos del sistema.

• Balance de PruebaSaldo inicial, movimiento del período y saldo final de cada cuenta. Es el reporte con el que se revisa que el mes esté completo.
• Estados FinancierosBalance general al corte y estado de resultados del período, con comparativo contra el año anterior.
• Libro AuxiliarMovimiento detallado de una cuenta con el saldo corrido, para perseguir una diferencia hasta el documento que la causó.
• Libro Diario (Asientos)Todos los asientos contables del sistema, con tercero, base gravable y trazabilidad hasta el documento que los generó.

CRM7

Seguimiento comercial de clientes y oportunidades.

• BitácoraEl registro de cada llamada, visita, correo o WhatsApp con el cliente, con la próxima acción que se convierte en tarea.
• Calendario y agendaLas tareas del CRM en calendario mensual o semanal, más la agenda propia de visitas, llamadas y recordatorios.
• Etapas del embudoLas columnas del tablero de oportunidades, su orden y la probabilidad con la que cada una calcula el pronóstico.
• Informe comercialCuánto hay en la calle, cuánto se espera cerrar, quién cierra, qué canal funciona y por qué se pierden los negocios.
• OportunidadesEl tablero del embudo de ventas, con el valor en la calle, el pronóstico ponderado, la tasa de cierre y por qué se pierde.
• ProspectosPosibles clientes que todavía no están en el maestro de terceros, con su origen, su vendedor y la conversión a cliente.
• Tareas (Kanban)Tablero de tareas propias y generadas por el sistema, con comentarios y prioridades.

Reportes8

Informes de producción, costos, cartera, inventario y contabilidad.

• Checklist de Salida a PilotoLista de verificación de todo lo que debe estar listo antes de operar en serio.
• Costeo por Orden de TrabajoCosto real contra cotizado de cada orden, con su margen y su desviación.
• Dashboard OperativoVista de conjunto del estado del negocio, con alertas descartables.
• Facturación por PeríodoTodas las facturas de un rango de fechas, por cliente, vendedor y sucursal.
• Flujo de CajaEl dinero que entró y salió de verdad en un período, separado de lo que solo se facturó.
• Recaudos por PeríodoLos recibos de caja de un período, con sus medios de pago y facturas aplicadas.
• Rentabilidad del TallerCuánto dejó el taller en un período y qué tan productivo fue cada técnico.
• Reporte de OTsListado de órdenes de trabajo por estado y tipo, con acceso a trazabilidad y costeo.

Configuración22

Empresa, terceros, usuarios, roles, permisos, impuestos y consecutivos.

• Campos PersonalizadosAgrega campos propios a las pantallas del sistema sin cambiar el programa.
• CargosCatálogo de cargos de la empresa, usado en la ficha de cada usuario.
• CiudadesCiudades con su código DANE y la región (departamento) a la que pertenecen.
• Conceptos de CobroMotivos de cobro distintos de una factura, con su cuenta y naturaleza contable.
• Conceptos de GastoQué se puede cargar a una orden además de materiales, mano de obra y terceros, con su cuenta contable.
• Conceptos de PagoMotivos de pago distintos de una factura de proveedor, con su cuenta contable.
• Configuración de la EmpresaDatos de la empresa, perfil fiscal, cuentas contables por defecto y funcionalidades activas.
• ConsecutivosNumeración automática de cada tipo de documento, por sucursal.
• Documentos de IdentidadTipos de identificación (NIT, cédula, pasaporte) disponibles al crear terceros.
• ImpuestosDefine cada impuesto, su porcentaje, sus cuentas contables y sus reglas de aplicación.
• Medios de PagoFormas de cobro y pago, cada una ligada a su cuenta contable.
• MonedasMonedas en las que se emiten documentos; una de ellas es la moneda base.
• PaísesCatálogo de países que alimenta ciudades, sucursales y terceros.
• Plan de CuentasCatálogo contable jerárquico; la base de todos los asientos del sistema.
• Roles y permisosDefine qué puede hacer cada grupo de usuarios en cada pantalla del sistema.
• SucursalesPuntos físicos de la empresa; se usan como centro de costo en los documentos.
• Tabla de ICATarifas de ICA por actividad CIIU y municipio, expresadas por mil.
• Tabla de Retención en la FuenteTarifas de retención de renta por concepto, con bases mínimas en UVT y el valor anual de la UVT.
• TercerosClientes, proveedores, vendedores y empleados en una sola ficha, con su perfil tributario.
• Tipos de CambioA cuánto está una moneda frente a otra en una fecha; es la tasa que toman las compras en divisa.
• Tipos de DocumentoDefine cada clase de documento y qué impuestos se le aplican, y en qué momento.
• UsuariosAlta de personas que entran al sistema, con su rol, su tarifa por hora y sus límites de descuento.

Capacitacion1

• Capacitación en videoVideos cortos grabados sobre el sistema, agrupados por programa, para aprender a usar cada pantalla.