El registro de cada llamada, visita, correo o WhatsApp con el cliente, con la próxima acción que se convierte en tarea.
Para qué sirve
Guarda lo que se habló con cada cliente: la llamada, la visita, el correo, el WhatsApp. Resuelve el problema que más pesa cuando se va un vendedor: hasta ahora nadie sabía qué se había conversado, cuándo ni con quién, así que la relación se iba con él.
Dos cosas que la hacen útil más allá del registro:
- La próxima acción se convierte en una tarea de verdad, con su fecha, en el tablero de Tareas. Lo que se promete queda agendado.
- La historia de la cuenta junta en una sola línea de tiempo los contactos, los negocios, las cotizaciones, las órdenes, las facturas y los pagos de ese cliente.
Esta opción aparece cuando la empresa tiene activas las herramientas del departamento comercial (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades).
Cómo se usa
- Registrar contacto.
- Elija si fue con un Cliente o con un prospecto, y búsquelo.
- Marque el Tipo (llamada, visita, correo, WhatsApp, reunión) y cuándo fue. No es la fecha de hoy: una visita se anota al volver.
- Elija con quién se habló de la lista de contactos de esa cuenta, y el negocio del que se trató, si fue por uno concreto.
- Escriba qué se habló y en qué quedó.
- Si quedó algo pendiente, llene la próxima acción y su fecha.
- Registrar.
Ver la historia de un cliente
El botón del reloj, en cualquier fila, abre la línea de tiempo completa de esa cuenta: cuándo fue el último contacto, cuántos negocios tiene abiertos, cuánto ha facturado y todo lo que ha pasado, de lo más reciente a lo más antiguo. El mismo botón está en Terceros y en Prospectos.
Clientes dormidos
Cuentas dormidas lista los clientes que ya compraron alguna vez y a los que hace más de los días que indique no se les habla, ordenados por lo que han facturado. Desde ahí se les escribe por WhatsApp o se registra el contacto sin salir de la pantalla.
Campos
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Cliente / Prospecto | Con quién fue el contacto. Uno de los dos, nunca los dos. |
| Tipo | Llamada, visita, correo, WhatsApp, reunión, el cliente contactó, otro. |
| Cuándo fue | La fecha y la hora reales del contacto. |
| Duración | En minutos. Opcional; sirve para medir el esfuerzo que lleva una cuenta. |
| Con quién se habló | Uno de los contactos registrados de esa cuenta. |
| Negocio | La oportunidad del embudo de la que se trató, si aplica. |
| Qué se habló | El resumen. Es lo que leerá quien retome la cuenta. |
| En qué quedó | Quedó interesado, pidió cotización, pidió tiempo, no contestó, no le interesa, solo informativo. |
| Próxima acción y Cuándo | Lo que sigue. Las dos juntas crean la tarea de seguimiento. |
Cosas para tener en cuenta
- La próxima acción necesita fecha. Sin ella el sistema avisa “La próxima acción necesita una fecha: si no, no se puede recordar”, porque una tarea sin fecha no recuerda nada.
- Editar el contacto actualiza la tarea, no crea otra. Si cambia lo que sigue o la fecha, la misma tarea se ajusta; así el tablero del vendedor no se llena de duplicados. Si ya la había completado, se crea una nueva.
- Quitar la próxima acción elimina la tarea que la recordaba, salvo que ya estuviera completada: eso ya es historia y se conserva.
- Al borrar un contacto se va también su tarea pendiente: sin el contacto que la generó, la tarea no tiene contexto.
- Registrar un contacto despierta al prospecto: uno que estaba en Nuevo pasa a Contactado, porque ya deja de ser cierto que nadie lo haya llamado.
- La cuenta no se cambia al editar. Si quedó mal asignado, bórrelo y vuelva a anotarlo.
- El botón de WhatsApp aparece solo cuando el número sirve: un celular de diez dígitos que empieza por 3, o uno con indicativo internacional.