Presupuestos al cliente, convertibles en orden de trabajo al ser aprobados.
Para qué sirve
Registra lo que se le ofrece al cliente antes de trabajar: el objeto del trabajo, los ítems, el valor y hasta cuándo vale la oferta. Si el cliente acepta, la cotización se convierte en una orden de trabajo con un clic.
Cómo se usa
- Nuevo.
- Cargue el cliente, el objeto y los ítems. En cada línea elija si es un Servicio (trabajo del taller) o un Suministro (un producto del catálogo).
- En los productos que se cotizan a la medida, llene las medidas y las opciones de cada línea: el precio unitario lo pone el sistema.
- Guarde: la cotización queda Pendiente con su Subtotal, su IVA y su Total.
- Envíela: Descargar PDF, o el enlace del portal por WhatsApp.
- Según lo que responda el cliente, Aprobar o Rechazar.
- Si fue aprobada, Convertir a OT.
La línea que se cotiza a la medida
Con la funcionalidad Producto configurable, debajo de cada línea cuyo producto esté configurado aparece el editor de la línea: las medidas (ancho, alto, fondo) o un tamaño estándar, y los grupos de opciones del producto.
Mientras digita, el sistema muestra el desglose en vivo: la magnitud (m², metros, kilos), la tarifa que aplicó, lo que suma cada opción y el precio por pieza. El precio unitario queda bloqueado: lo pone el motor, no la persona que cotiza.
Tenga en cuenta que ese desglose es antes de IVA; el impuesto se calcula por línea al guardar, con el impuesto del producto.
Una línea configurable sin medidas se guarda como pendiente de medidas, con precio cero, y la cotización no se puede aprobar ni convertir hasta completarla. Es lo normal cuando falta la visita de medición.
Cotizar el trabajo y los productos en el mismo documento
Un proyecto rara vez es solo trabajo. Una automatización lleva ingeniería, los tableros que se fabrican y los equipos que se compran —el PLC, la pantalla, el variador—. Los tres caben en la misma cotización, y por eso el cliente recibe un solo documento y el plan de pagos reparte sus hitos sobre el proyecto completo.
La columna Tipo de cada línea decide qué es:
| Tipo | Qué se elige | Qué pasa después |
|---|---|---|
| Servicio | Una plantilla de servicio: lo que hace el taller | Pasa a la orden de trabajo con sus procesos |
| Suministro | Un producto del catálogo | Pasa al pedido, que es el documento del despacho |
Una línea es lo uno o lo otro, nunca las dos cosas. Al cambiar el tipo, la línea se limpia.
El precio del suministro lo propone el sistema (la lista de precios que corresponda —la del vendedor antes que la del cliente—, o el precio de venta del producto) y queda editable, porque el suministro de un proyecto se negocia. Si el producto no tiene precio en ninguna parte, el sistema lo dice al guardar en vez de dejar la línea en cero. El IVA de esa línea es el del producto, no el de una plantilla.
Al convertir, cada línea sigue su camino. Convertir a OT solo se lleva los servicios: un equipo que se compra no tiene procesos que ejecutar en el taller. Si intenta pasar el suministro a la orden, el sistema dice cuáles líneas son y le recuerda convertirlas a Pedido. Lo normal en un proyecto es hacer las dos cosas: la orden para fabricar y el pedido para despachar.
Las pestañas del documento
| Pestaña / panel | Para qué sirve |
|---|---|
| Pagos | Los hitos del plan de pagos del cliente o de la empresa: cuánto se cobra, cuándo es exigible y cuánto falta. Desde ahí se registra el anticipo o se genera la factura del hito. |
| Aprobaciones | Pide y responde los vistos buenos del cliente: diseños, planos, medidas. Cada versión guarda sus archivos. |
| Portal del cliente | Genera el enlace, lo envía por WhatsApp, manda recordatorios o lo revoca. |
| Adjuntos | Archivos del documento: fotos del sitio, referencias, correos. |
| Trabajos en sitio | La visita de medición agendada para esta cotización. |
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Enviada al cliente, esperando respuesta. |
| Aprobada | El cliente aceptó. Ya se puede convertir. |
| Rechazada | El cliente no aceptó. Queda el motivo registrado. |
| Vencida | Pasó la fecha de vencimiento sin respuesta. |
| Convertida | Ya generó su orden de trabajo. |
Acciones
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Editar | Modifica la cotización. |
| Aprobar | Pregunta “¿Aprobar esta cotización?” y la marca como aceptada. |
| Rechazar | Pide un Motivo de rechazo obligatorio (“El motivo es obligatorio”). |
| Eliminar | Borra definitivamente. Avisa que “no se puede deshacer”. |
| Convertir a OT | Genera la orden de trabajo. |
| Ver OT | Abre la OT ya generada. |
| Descargar PDF | Genera el documento para enviarle al cliente. |
Convertir a OT
Al convertir, el sistema muestra los ítems de la cotización para que elija cuáles pasan a la orden. Si no marca ninguno, avisa “Seleccione al menos un ítem”. Generar OT crea la orden.
Las medidas, las opciones, el precio y el costo de cada línea se copian tal cual a la orden, y los hitos de pago y las aprobaciones que ya tenía la cotización siguen valiendo para ella.
Se puede convertir parcialmente: si el cliente aprobó solo una parte del presupuesto, seleccione únicamente esos ítems.
Cosas para tener en cuenta
- Registrar el motivo del rechazo vale la pena. Con el tiempo es la mejor fuente para saber si se está perdiendo por precio, por plazo o por alcance.
- Si la cotización pertenece a un negocio del embudo, aprobarla lo cierra como ganado, sin tocar el tablero. El enlace se hace desde la ficha del negocio en Oportunidades. Rechazarla deja la nota en el historial, pero no da el negocio por perdido: lo normal es volver a cotizar.
- La fecha de vencimiento protege el precio. Una cotización vencida no debería convertirse sin revisar los costos.
- El cálculo del precio por costo + margen depende de cómo esté configurado el margen en Configuración de la Empresa: sobre el precio o sobre el costo. Las dos fórmulas dan resultados distintos.
- Una vez convertida, los cambios se hacen sobre la OT, no sobre la cotización.
- Una cotización aprobada o convertida se abre con el botón Ver (el del ojo). La pantalla sale bloqueada —no se puede editar el encabezado ni los ítems— pero desde ahí se llega al plan de pagos, a las aprobaciones del cliente y a los adjuntos. Es el único camino para registrar el cobro de un anticipo o de un avance: los hitos se quedan en la cotización, la orden no los duplica.
- El PDF muestra la forma de pago. Si la cotización todavía no está aprobada, muestra la del plan que le correspondería al cliente.
- Aprobar la cotización es lo que pone a correr los pagos: los hitos “al aprobar el documento” quedan exigibles desde ese momento, y si uno de ellos bloquea, la orden no se puede aceptar hasta cobrarlo.
- El cliente también puede aprobarla desde el portal; en ese caso queda registrado quién la aprobó, con la fecha y el canal.