El documento central de producción: qué se fabrica o repara, quién lo hace y en qué va.
Para qué sirve
La orden de trabajo (OT) es el documento alrededor del que gira toda la producción. Dice qué hay que hacer, para qué cliente, quién lo ejecuta y en qué estado va cada paso.
De ella salen las hojas de ruta (la secuencia de procesos) y en ella se acumulan los costos reales: materiales, mano de obra y servicios de terceros.
Cómo se usa
- Nuevo, o convierta una Cotización aprobada.
- Cargue el cliente, la sucursal y lo que hay que hacer.
- Guarde: queda en Borrador.
- Aceptar la orden para ponerla en firme.
- El trabajo se reporta desde Captura Producción o el Panel OT.
- Cuando termina, se liquida para poder facturarla.
Buscar
El campo Buscar… se aplica con Enter, y el selector de estado filtra por
Todos, Borrador, Aprobada, En Proceso, Terminada, Liquidada, Cancelada
o Anulada. Limpiar quita los filtros.
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | En digitación. No se ha comprometido nada. |
| Aprobada | Aceptada y lista para empezar. |
| En Proceso | Ya se reportó trabajo en alguno de sus procesos. |
| Terminada | Todos los procesos obligatorios están completos. |
| Liquidada | Costeada y lista para facturar. |
| Cancelada | Se suspendió con un motivo registrado. |
| Anulada | Revertida. |
Las modalidades
| Modalidad | Cuándo se usa |
|---|---|
| Fabricación por pedido | Se produce contra un pedido concreto de un cliente. |
| Fabricación para stock | Se produce para tener en inventario, sin cliente asignado. |
Acciones de cada fila
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Aceptar | Pone la orden en firme. |
| Editar | Modifica la orden. Solo en borrador: una vez aceptada, el documento ya no se edita. |
| Ver | Abre la orden para consultarla, en cualquier estado posterior al borrador. Es la puerta a los paneles del documento: el plan de pagos, las aprobaciones del cliente, los servicios en sitio y los adjuntos. Por ahí se agenda un montaje en casa del cliente, aunque el taller ya haya empezado a fabricar. |
| Ver Panel | Abre el Panel OT con el avance proceso por proceso. |
| Ver Trazabilidad | Historial completo de lo que pasó con la orden. Disponible desde que la orden está aprobada y también después de terminada o liquidada, que es cuando más se consulta. |
| Asignar | Asigna la orden a un usuario. |
| Enviar traslado | Envía la orden (o sus piezas) a otra bodega. Pide bodega destino y comentario. |
| Recibir traslado | Confirma la recepción en la bodega destino. |
| Checklist / Firma entrega | Checklist del equipo recibido y firma de entrega. |
| Compartir seguimiento | Genera el enlace para que el cliente siga el avance. Con botón de Copiar. |
| Ver Liquidación | Abre la liquidación de la orden. |
| Imprimir etiquetas | Etiquetas vulcanizables o en papel, por lote. |
| Cancelar OT | Suspende la orden. Pide motivo de mínimo 5 caracteres. |
| Anular / Eliminar | Según el estado y los permisos. |
Lo que puede frenar una orden
Además de los procesos, una orden depende de lo que el cliente debe y de lo que debe aprobar. Los tres frenos se ven en las pestañas del documento:
| Freno | Cuándo aparece | Cómo se destraba |
|---|---|---|
| Pago pendiente | Un hito bloqueante del plan de pagos está exigible y sin pagar: no deja Aceptar la orden ni tomar sus procesos. | Registrando el anticipo, o autorizando el hito con permiso Especial y un motivo. |
| Aprobación pendiente | El producto exige un visto bueno del cliente y el proceso que bloquea no puede iniciar. | Pidiendo la aprobación y registrando la respuesta (del portal o interna). |
| Recepción a satisfacción | El trabajo exige que el cliente reciba a satisfacción: la orden no se da por entregada ni se liquida. | Con la firma del cliente en el cierre del trabajo en sitio, o registrando la aprobación. |
Las pestañas del documento reúnen también los adjuntos, el portal del cliente (enlace por WhatsApp para que siga su trabajo) y los trabajos en sitio agendados para esa orden (Agenda en sitio).
Cambios de alcance
Si el cliente pide algo distinto a mitad del trabajo, se registra como una aprobación de tipo cambio de alcance con su valor. Al aprobarse, los pagos pendientes se recalculan sobre el nuevo total y la factura de la orden agrega sola una línea con ese valor. Un cambio ya facturado no se puede anular.
Cierres contables pendientes
Cuando una hoja de ruta se cierra, el sistema genera su asiento de costos. Si esa contabilización falla —lo más común es que falte configuración contable de producción— la producción no se frena, pero:
- la orden queda en Terminada y no pasa a Liquidada;
- aparece un aviso con un botón Reintentar en esta pantalla y en el Panel OT;
- el motivo del fallo queda registrado para poder corregirlo.
Una vez corregida la configuración, Reintentar cierra la contabilidad y la orden se liquida sola.
Si una OT terminada no se deja liquidar, esto es lo primero que hay que mirar. No es un error de la orden: es un cierre contable que quedó pendiente.
Cosas para tener en cuenta
- El costo de la OT se arma con lo realmente reportado, no con lo presupuestado. Si los operarios no registran su trabajo, el costo de mano de obra sale en cero y el margen parece mejor de lo que es.
- Cancelar no es anular. Cancelar suspende un trabajo que no se va a hacer y reversa lo que corresponda; anular revierte el documento completo.
- Los traslados tienen dos pasos: enviar y recibir. Mientras no se confirme la recepción, las piezas siguen figurando en tránsito.
- El detalle de costos se consulta en Costeo por OT.
- Las medidas y las opciones vienen congeladas de la cotización. En la orden se consultan, no se recalculan: así el taller fabrica exactamente lo que se cotizó.
- Si la orden no deja aceptarse y no hay nada raro en los datos, revise la pestaña de pagos: casi siempre es un anticipo bloqueante sin registrar.