El pedido en firme a un proveedor, con lo que se le encargó y lo que falta por llegar.
Para qué sirve
Registra lo que la empresa le encarga a un proveedor, antes de que llegue la mercancía y antes de que llegue la factura. Sirve para tres cosas que un correo o una llamada no resuelven:
- Dejar por escrito qué se pidió, a qué precio y para cuándo.
- Saber en cualquier momento qué está pendiente de llegar.
- Comparar después lo que llegó y lo que el proveedor facturó, sin depender de la memoria.
Cómo se usa
- Nueva OC.
- Cargue el proveedor, la sucursal, la fecha y la entrega requerida.
- Agregue las líneas con el ítem, la cantidad y el precio acordado.
- Guarde: la orden queda en Borrador.
- Aprobar para que quede en firme y empiece a contar como pendiente por llegar.
- Abrir PDF desde el listado para imprimir la orden o guardarla y mandársela al proveedor.
Buscar
| Filtro | Para qué |
|---|---|
| Desde / Hasta | Rango de fechas de la orden. |
| Estado | Todos, Borrador, Aprobada, Cerrada, Anulada. |
| Proveedor / N° OC | Filtros por columna. Presione Enter para aplicar. |
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | No cuenta como compromiso todavía. Se puede corregir y volver a guardar con Guardar cambios. |
| Aprobada | En firme. Aparece como pendiente por llegar y se puede convertir en factura. |
| Cerrada | Llegó completa: el sistema la cierra solo cuando las entradas de almacén cubren todo lo pedido. |
| Anulada | Se dejó sin efecto, con su motivo. |
La columna Pendiente
Es la que hay que mirar a diario: lo que se ordenó y todavía no ha llegado.
Lo que baja el pendiente es la entrada de almacén (Movimientos), no la factura: el material deja de estar pendiente cuando alguien lo contó en la bodega. Una orden facturada pero no recibida sigue apareciendo, y es correcto que así sea.
Cuando lo recibido cubre todo lo pedido, la orden pasa sola a Cerrada. Si el proveedor despachó de a poco, se queda abierta con el saldo que falta.
Comprar en moneda extranjera
Si la empresa tiene activas las compras en moneda extranjera, el encabezado de la orden muestra dos campos más: Moneda y Tasa de cambio.
- Elija la moneda en la que el proveedor cotizó. Dejarla vacía significa la moneda de la empresa.
- El sistema propone la tasa del día de la orden, tomada de Tipos de Cambio, y usted la puede cambiar: lo que vale es lo que se pactó.
- Capture las líneas en la moneda del proveedor, no convertidas. El pie de la tabla muestra las dos cifras: el total pactado y su equivalente en la moneda de la empresa.
Lo que el sistema guarda, y conviene entender para leer después los informes:
- El inventario, el costo y la contabilidad quedan en la moneda de la empresa, con el valor ya convertido. Eso no cambia nunca.
- La orden conserva además la moneda y la tasa con la que se grabó, y el valor tal como lo cotizó el proveedor. Ese dato es histórico: si mañana la tasa cambia, la orden de ayer no se recalcula.
- En el listado, una orden en divisa muestra debajo del total el valor en su moneda, para reconocerla de un vistazo.
Si no hay ninguna tasa registrada para la fecha de la orden, el sistema no la deja guardar: registre primero la tasa en Tipos de Cambio o escríbala en la orden.
Cuando llega la factura
Con Convertir a Factura la orden pasa a una factura de proveedor en borrador, con sus líneas ya cargadas y, si la compra se pactó en divisa, con su moneda y su tasa. Ahí se completa lo que la orden no tiene —el número de la factura del proveedor, la fecha de vencimiento y la bodega de recepción— y, si él despachó menos de lo pedido, se corrigen las cantidades: lo que manda es su documento. Después se aprueba la factura (Facturas de Proveedor) y se paga con un comprobante de egreso.
Convertir no cierra la orden. Sigue aprobada, con su pendiente, hasta que la mercancía entre a la bodega. Por eso una orden que llega en dos viajes se convierte dos veces.
Si lo que llegó no coincide con lo facturado, la diferencia se ve en la conciliación de lo recibido contra lo facturado.
Qué queda registrado
Quién creó la orden, quién la aprobó y cuándo. Una orden anulada conserva su motivo: no se borra, porque el compromiso con el proveedor existió.
Cosas para tener en cuenta
- La orden se imprime para mandársela al proveedor. El PDF lleva el proveedor, dónde y para cuándo se pide, las líneas con cantidad y precio acordado, el total y el espacio de firma. Una orden en borrador no se imprime: todavía no es un compromiso.
- Los valores del PDF no incluyen impuestos. El IVA se liquida en la factura del proveedor, así que el total de la orden no es el que se va a pagar.
- Si la orden se pactó en divisa, el PDF imprime lo pactado y debajo su equivalente en la moneda de la empresa.
Los soportes del proveedor
- La cotización del proveedor se adjunta a la orden. En la parte de abajo del formulario hay un bloque de adjuntos: suba ahí la cotización que originó la orden y la confirmación que el proveedor devuelve. Se aceptan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP). Para subir o quitar un archivo necesita permiso de edición sobre la pantalla; para verlo y descargarlo, basta el de consulta.
- El documento tiene que estar guardado antes. Mientras no exista, el bloque de adjuntos no aparece: el archivo se guarda contra un documento, no contra una pantalla en blanco.
- Quitar un adjunto no borra el archivo del servidor, queda marcado como eliminado para conservar la evidencia.
En capacitación
Vale la pena insistir en una cosa: la orden de compra no es un trámite para el que compra, es la única forma de saber qué está pendiente. En las empresas donde se pide por WhatsApp, nadie puede responder cuánto material está en camino sin llamar a tres proveedores.