Posibles clientes que todavía no están en el maestro de terceros, con su origen, su vendedor y la conversión a cliente.
Para qué sirve
Guarda a los posibles clientes antes de que sean clientes. Un contacto que recogió en una feria no tiene el NIT a mano, ni dirección de facturación, ni correo: en Terceros no cabe, porque allá esos datos son obligatorios. Acá basta el nombre.
Cada prospecto lleva de dónde salió (feria, página web, referido, prospección en frío, el chat de la empresa) y quién lo está atendiendo. De ahí salen dos respuestas que antes no estaban en ninguna parte: cuántos posibles clientes hay en la calle, y qué canal trae los que de verdad compran.
Cuando el prospecto entrega el documento, Convertir en cliente crea el tercero y se lleva con él los contactos que ya se habían anotado.
Esta opción aparece cuando la empresa tiene activas las herramientas del departamento comercial (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades).
Cómo se usa
- Nuevo.
- Escriba el Nombre o razón social. Es lo único obligatorio.
- Agregue lo que tenga a mano: teléfono, correo, a qué se dedica, la ciudad.
- En ¿Cómo llegó? elija el canal y, en Detalle, el dato concreto: el nombre de la feria, quién lo refirió, la campaña.
- Asigne el Vendedor responsable.
- Crear.
Después, a medida que avanza la conversación:
- Suba el Estado: de Nuevo a Contactado, y a Calificado cuando ya sepa que tiene la necesidad y con qué pagar.
- Use el botón de Contactos para anotar a las personas con las que habla: quien pide la cotización, quien aprueba lo técnico y quien paga suelen ser tres personas distintas.
- Con el botón de WhatsApp le escribe al teléfono registrado sin salir de la pantalla.
- Cuando haya un negocio concreto que perseguir, créelo en Oportunidades: puede colgar del prospecto, sin necesidad de convertirlo todavía.
- Cuando el negocio ya se va a cotizar, use Convertir en cliente y luego hágale la cotización.
- Si no siguió, use Descartar e indique el motivo.
Convertir en cliente
- Oprima el botón de Convertir en cliente (la persona con el visto bueno).
- El sistema le muestra arriba las posibles coincidencias: terceros del maestro cuyo documento o nombre se parece al del prospecto. Revísela antes de seguir.
- Complete lo que exige el maestro de terceros: tipo y número de documento, tipo de persona, razón social, país, dirección, correo y teléfono. Lo que ya estaba en el prospecto viene puesto.
- Convertir en cliente.
El prospecto queda en estado Convertido, con el nombre del cliente al que corresponde, y ya no se edita: desde ahí en adelante los datos se cambian en Terceros.
Campos
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Nombre o razón social | La empresa o la persona. Lo único obligatorio. |
| NIT o cédula (si lo sabe) | El número tal como lo dictaron, sin validar. Sirve para buscar si ya es cliente. |
| A qué se dedica | En sus palabras. Ayuda a decidir si vale la pena perseguirlo. |
| Teléfono / Correo | Con los que se le contacta. El botón de WhatsApp usa el teléfono. |
| Dirección / Página web | Opcionales. |
| Ciudad (del listado) | La ciudad del maestro, cuando la encuentre. |
| Ciudad escrita a mano | Para cuando la ciudad no está en el listado o todavía no se sabe cuál es. |
| ¿Cómo llegó? | Feria o evento, página web, referido, prospección en frío, chat de la empresa, llamó o escribió, otro. |
| Detalle | El dato concreto del canal: la feria, el nombre de quien refirió, la campaña. |
| Estado | Nuevo, Contactado, Calificado o Descartado. Convertido no se elige: lo pone la conversión. |
| Vendedor responsable | Quién atiende el prospecto. Solo aparecen los terceros marcados como vendedores. |
| Último contacto | La fecha de la última conversación. |
| Motivo del descarte | Obligatorio al descartar: no contesta, no le interesa, no tiene presupuesto, no es nuestro mercado, ya tiene proveedor, repetido, otro. |
| Notas | Todo lo que convenga que sepa quien retome la cuenta. |
Los estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Nuevo | Recién anotado; nadie lo ha llamado. |
| Contactado | Ya hubo una primera conversación. |
| Calificado | Tiene la necesidad y con qué pagar: vale la pena cotizarle. |
| Descartado | No siguió. Guarda el motivo y se puede reabrir. |
| Convertido | Ya es un cliente del maestro. Es el estado final. |
Las tarjetas de arriba muestran cuántos hay en cada estado y la tasa de conversión: cuántos de los prospectos ya cerrados terminaron en cliente. Haga clic en una tarjeta para filtrar la lista por ese estado.
Cosas para tener en cuenta
- Si el documento ya está en el maestro, no se crea un cliente repetido. El prospecto queda vinculado al tercero que existe y el sistema avisa: “Ese documento ya estaba en el maestro: el prospecto quedó vinculado a… , no se creó un cliente repetido”. Los datos del tercero no se sobreescriben con los del prospecto; los del maestro son los buenos.
- Un prospecto se convierte una sola vez. Si lo intenta de nuevo avisa “El prospecto ya se convirtió en cliente”.
- Descartar es mejor que borrar. Al borrar se pierde el motivo, y el motivo es justamente lo que después dice por qué no se cierran los negocios. Borrar también elimina los contactos del prospecto.
- El primer contacto que agregue queda como principal, aunque no marque la casilla: así la ficha siempre tiene a quién llamar. Si al convertir el cliente ya tenía un contacto principal, ese se conserva y el que llega del prospecto queda como contacto normal.
- El botón de WhatsApp aparece solo cuando el número sirve para WhatsApp: un celular de diez dígitos que empieza por 3, o un número con indicativo internacional. Con un teléfono fijo no aparece.