Clientes, proveedores, vendedores y empleados en una sola ficha, con su perfil tributario.
Para qué sirve
Es la ficha única de toda persona o empresa con la que se tiene relación comercial. Un mismo tercero puede ser cliente y proveedor a la vez: no se crea dos veces, se le marcan las dos casillas.
Aquí también se define el perfil tributario, que es lo que determina qué retenciones se calculan en sus facturas.
Cómo se usa
- Nuevo.
- Elija el Tipo de Documento y escriba el Número de Documento.
- Indique el Tipo de Persona:
NaturaloJurídica. - Complete Nombres o Razón Social (y Apellidos si es persona natural).
- Elija País y Ciudad.
- Marque qué es: Es Cliente, Es Proveedor, Es Vendedor, Es Empleado.
- Complete el perfil tributario y los datos comerciales.
- Crear.
Buscar
El filtro de Búsqueda acepta nombre o número de documento; también puede filtrar por Tipo. Limpiar todo deja el listado como estaba.
El perfil tributario
Esta es la parte que más influye en los cálculos. Cada casilla cambia lo que pasa al facturar:
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Es Autorretenedor | El tercero se practica él mismo la retención de renta, así que la empresa no se la practica. |
| Es Autorretenedor ICA | Igual que el anterior, pero para ICA. |
| Régimen SIMPLE de tributación | No se le practica retención en la fuente ni ReteICA. Es un régimen especial y esta casilla lo desactiva todo. |
| Es Agente de Retención Renta | El tercero está facultado para practicarle retención de renta a la empresa. |
| Retención de IVA | Una sola elección con tres opciones (ver abajo). |
| Es Agente de Retención ICA | El tercero practica ReteICA. |
La elección de Retención de IVA
En vez de dos casillas que se podían contradecir, hay un solo selector:
| Opción | Cuándo usarla |
|---|---|
| No retiene IVA | El caso normal de la mayoría de terceros. |
| Gran contribuyente (retiene IVA) | Calificado por la DIAN como gran contribuyente. Todo gran contribuyente es agente de retención de IVA. |
| Agente de retención de IVA | Entidades públicas o designados expresamente por la DIAN, sin ser grandes contribuyentes. |
Esto evita el error clásico de marcar “gran contribuyente” y olvidar marcar “agente de retención de IVA”, o al revés. Las dos banderas quedan siempre coherentes.
Datos comerciales
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Lista de Precios (Cliente) | Con qué precios se le factura. Ver Listas de Precios. |
| Límite de Crédito | Tope de cartera que se le permite. Aparece al marcar Es Cliente. |
| Plan de pagos (cliente) | Hitos de facturación pactados con ese cliente. |
| Esquema de Comisiones (Vendedor) | Cómo se le liquida la comisión, si es vendedor. |
| Vendedor responsable de la cuenta | Quién atiende a este cliente. Es la cartera asignada: antes el vendedor solo quedaba en cada cotización, documento por documento. Aparece en los clientes cuando la empresa tiene activas las herramientas del departamento comercial. |
Botones de la fila
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Direcciones (azul claro) | Abre las direcciones adicionales del tercero: sucursales de entrega, sedes de facturación. |
| Contactos (gris) | Abre las personas con las que se habla en esa cuenta: quien pide, quien aprueba lo técnico y quien paga. Aparece cuando la empresa tiene activas las herramientas del departamento comercial. |
| Historia (reloj) | La línea de tiempo del cliente: contactos, negocios, cotizaciones, órdenes, facturas y pagos en una sola lista. Ver Bitácora. |
| Compartir seguimiento (verde) | Genera un enlace de Gorilla Connect para que el cliente consulte el avance de sus trabajos desde WhatsApp. Tiene botón de Copiar enlace. |
Cosas para tener en cuenta
- El perfil tributario mal cargado es la causa más común de retenciones mal calculadas. Antes de reclamar por un valor raro en una factura, revise aquí.
- Régimen SIMPLE apaga todo: si está marcado, no se practican ni retención en la fuente ni ReteICA, aunque las demás casillas digan otra cosa.
- La ciudad del tercero determina la tarifa de ICA que se aplica. Ver Tabla ICA.
- Un tercero no se puede eliminar si ya tiene documentos emitidos.
- Los datos de contacto (email, teléfonos) alimentan los envíos y el portal del cliente.
- El Nombre y el Apellido de contacto de la ficha son uno solo. Para llevar varias personas por cuenta —y que no se vayan con el vendedor que las conocía— use el botón de Contactos. Al activar las herramientas del departamento comercial, el contacto que ya estaba en la ficha se copia como contacto principal.
- Un posible cliente que todavía no tiene NIT no va acá: va en Prospectos, donde basta el nombre. Cuando entregue el documento, el mismo prospecto se convierte en tercero.