Viáticos, desplazamientos, fletes y peajes que se le cargan a una orden para saber cuánto costó de verdad.
Para qué sirve
El costo de una orden suma materiales, mano de obra, servicios internos y terceros. Falta lo que se gasta por fuera: los viáticos del técnico, el hospedaje, los pasajes, el combustible, los peajes, el flete del equipo, el andamio alquilado.
Aquí se le cargan esos gastos a la orden. Cuando se aprueban, entran al costo y el margen que muestra Costeo por OT pasa a ser el margen real.
No es una pantalla del menú: los gastos se registran dentro de la orden, en el Panel de la OT, sección Gastos de la orden. Aparece cuando la empresa tiene activos los gastos imputables a la orden (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades).
Cómo se usa
- Abra la orden en el Panel de la OT y busque Gastos de la orden.
- Registrar gasto.
- Elija el concepto (Conceptos de Gasto) y escriba el valor.
- Indique cómo se pagó: con factura del proveedor, de la caja de la empresa, o lo puso un empleado de su bolsillo.
- Escriba el número del soporte (la factura, el recibo, el tiquete) y, si el gasto lo cobró un proveedor o lo puso un empleado, elija el tercero.
- Deje marcado Se le recobra al cliente si ese gasto se le va a cobrar.
- Guardar. El gasto queda en borrador: todavía no es costo.
- Cuando esté revisado, apruébelo con el botón ✔. Desde ahí entra al costo de la orden.
Campos
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| Concepto | Qué clase de gasto es. Define la cuenta contable. |
| Fecha | La del gasto, no la del registro: es la fecha contable del asiento. |
| Valor | Lo pagado, antes de impuestos descontables. |
| Detalle | Ej.: Viaje a Bucaramanga, 3 días. Lo que le va a servir leer dentro de seis meses. |
| Cómo se pagó | Factura de proveedor (CxP), Caja de la empresa o Reembolso a un empleado. |
| Tercero | El proveedor que lo cobró o el empleado al que se le reembolsa. Obligatorio en los reembolsos. |
| Soporte | Número de la factura, el recibo o el tiquete. |
| Se le recobra al cliente | Separa lo que se le cobra al cliente de lo que absorbe la empresa. |
Lo que muestran los totales
| Dato | Qué muestra |
|---|---|
| En el costo | Gastos aprobados. Es lo que suma al costo de la orden. |
| En borrador | Registrados pero sin aprobar: todavía no son costo. |
| Se le recobra al cliente | De lo aprobado, lo que se le cobra al cliente. |
| Lo absorbe la empresa | De lo aprobado, lo que se queda en el margen. |
Cosas para tener en cuenta
- Un gasto en borrador no es costo. Si el margen de una obra se ve demasiado bueno, revise si quedaron gastos sin aprobar.
- El gasto con factura de proveedor no genera asiento contable. El asiento es el de la factura, que se registra en Facturas Proveedor; el gasto solo lleva el costo a la orden. Es a propósito: si hiciera las dos cosas, el gasto quedaría contabilizado dos veces y la contabilidad mostraría el doble de lo que se gastó.
- Lo pagado de la caja y los reembolsos sí generan su asiento, contra las cuentas que se configuran en Configuración › Empresa › Gastos de la orden. Si falta esa configuración, al aprobar aparece el mensaje que dice qué falta y el gasto se queda en borrador.
- Un gasto aprobado no se edita. Anúlelo —con su motivo— y registre el correcto. Al anular uno que ya estaba contabilizado, el sistema reversa el asiento solo.
- Una orden con la liquidación cerrada no acepta gastos nuevos. Cargue los gastos antes de liquidar, o el costo que quedó guardado no es el real.
- Marcar Se le recobra al cliente hoy sirve para verlo separado en el panel y en los informes; no lo lleva por sí solo a la liquidación de la orden.