Todos los asientos contables del sistema, con tercero, base gravable y trazabilidad hasta el documento que los generó.
Para qué sirve
Muestra todos los asientos contables que genera el sistema. Casi ninguno se digita a mano: los produce la operación al aprobar facturas, recibos, egresos y movimientos de inventario.
Su mayor valor es la trazabilidad: desde cualquier partida se puede llegar al documento que la originó.
Cada partida guarda además el tercero y, cuando corresponde, la base gravable y el impuesto que la originó. Eso es lo que permite sacar el auxiliar por tercero, los certificados de retención y la información que pide la DIAN.
Cómo se usa
- Defina el rango Desde / Hasta, o el Año y Mes del período contable.
- Filtre por Módulo, Cuenta (código), Tercero (NIT o parte del nombre), Centro Costo, Consecutivo o Doc ID.
- Buscar.
- Exportar Excel baja el resultado con todas las columnas.
- El botón 🔍 de cada fila abre la trazabilidad del documento.
Los módulos
VENTAS, PAGOS, INVENTARIO y PRODUCCIÓN. Filtrar por módulo es la forma rápida
de aislar de dónde viene un movimiento.
Qué muestran las columnas
Fecha, Módulo, Tipo Doc., Consecutivo, Doc ID, Cuenta, Nombre Cuenta, NIT, Tercero, C. Costo, Base, Impuesto, Débito, Crédito y Descripción.
La columna Base solo se llena en las partidas de impuesto o retención: es el valor sobre el que se calculó. Es el dato que va en el certificado de retención.
Las dos casillas de revisión
- Solo líneas sin tercero: deja a la vista las partidas a las que les falta el tercero. Son las que dejan incompleto el auxiliar por tercero y las que un programa contable externo rechaza al importarlas.
- Solo impuestos y retenciones: deja únicamente las partidas con impuesto asociado. Es el camino corto para cuadrar lo que se va a declarar.
Cuando el período tiene partidas sin tercero o impuestos sin base, aparece un aviso amarillo encima de la tabla con la cantidad. Revise esos documentos antes de emitir certificados o de entregarle el período al contador.
El período contable
El año y el mes del asiento salen de la fecha del documento, no del día en que se procesó. Una factura del 30 de septiembre aprobada el 1.° de octubre queda en septiembre, que es donde le corresponde.
Cosas para tener en cuenta
- Todo asiento cuadra: la suma de débitos es igual a la de créditos. Si un total no cuadra, es porque el filtro está partiendo un asiento por la mitad.
- Para investigar un saldo raro, filtre por el código de la cuenta y el período, y desde ahí use la trazabilidad para llegar al documento.
- Los movimientos internos no tienen tercero: un ajuste de inventario o un cierre de producción no se le hace a nadie, así que esas partidas aparecen sin NIT y eso es correcto.
- Los asientos no se editan desde aquí. Si uno está mal, lo que hay que corregir es el documento de origen (anularlo y rehacerlo) o la configuración contable que lo produjo: las cuentas de los subgrupos, de los medios de pago o de la empresa.
- El sistema no duplica asientos: si un documento ya generó el suyo, aprobarlo de nuevo no crea otro.