Facturas de Proveedor

Registro de las facturas de compra: causan la deuda con el proveedor y la entrada de la mercancía.

Para qué sirve

Registra las facturas que emiten los proveedores. Al aprobarlas se causa la deuda, se genera el asiento contable y, si la factura trae ítems de inventario, nace la entrada de almacén que recibe la mercancía.

Cómo se usa

1. Nuevo.
2. Cargue el proveedor, el número de factura del proveedor, las fechas y los ítems.
3. Revise el impuesto de cada línea: viene de la tarifa del ítem y se puede ajustar.
4. Guarde: la factura queda en Borrador, y ahí se puede seguir corrigiendo.
5. Aprobar para causarla.

Buscar

Limpiar filtros columna deja el listado sin filtros.

Facturas en moneda extranjera

Si la empresa tiene activas las compras en moneda extranjera, el encabezado muestra Moneda y Tasa de cambio.

• Elija la moneda en la que el proveedor facturó; vacía significa la moneda de la empresa.
• El sistema propone la tasa del día de la factura del proveedor (no la de registro), tomada de Tipos de Cambio. Si la factura trae otra tasa, escriba esa: la que vale es la del documento que usted está registrando.
• Capture las líneas en la moneda de la factura. El pie de la tabla muestra el total facturado y su equivalente en la moneda de la empresa.

Lo que el sistema guarda: la cuenta por pagar, el inventario y el asiento quedan en la moneda de la empresa, con el valor convertido; la factura conserva además la moneda, la tasa y el valor que el proveedor facturó. Ese dato es histórico y no se recalcula.

Una factura que viene de una orden de compra hereda su moneda y su tasa. Si la tasa del día de la factura es distinta, cámbiela aquí: la diferencia queda en el costo de la mercancía recibida.

Los estados

Anular

Anular pide un Motivo de anulación de mínimo 5 caracteres. Al confirmar, avisa “Factura proveedor anulada correctamente”.

Cosas para tener en cuenta

• El número de factura del proveedor es el del documento físico, no el consecutivo interno. El sistema maneja los dos: el del proveedor para identificarla ante la DIAN y el consecutivo propio para el control interno.
• Las retenciones de compras se practican al pagar, en el comprobante de egreso, sobre la base sin IVA y según el perfil tributario del tercero. Si una retención no sale, revise en ese orden: perfil del tercero, impuestos del tipo de documento, tablas de retención y UVT.
• El IVA lo propone el sistema y usted lo puede corregir. Cada línea trae el impuesto de la tarifa de su ítem, y la columna Impuesto es editable: el número que manda es el de la factura física del proveedor.
• Si el ítem tiene marcada la casilla IVA descontable, ese impuesto va a su propia cuenta y el inventario entra sin él. Si no la tiene, el IVA es costo: entra al inventario con la mercancía, y por eso el costo del kardex queda por encima del precio de la factura.
• Aprobar es lo que causa el gasto. Una factura en borrador no aparece en Cartera por Pagar.
• Si compró contra una orden de compra con entrada de mercancía, revise la Conciliación OC/Factura para que no queden partidas abiertas.
• La factura que nace de una orden de compra trae un vencimiento a 30 días. Es un valor de arranque: corríjalo con la fecha real de la factura del proveedor antes de aprobarla.
• La factura en PDF que manda el proveedor queda pegada al documento. En la parte de abajo del formulario hay un bloque de adjuntos: suba ahí el PDF que llegó por correo y los soportes de la compra. Se aceptan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP). Para subir o quitar un archivo necesita permiso de edición sobre la pantalla; para verlo y descargarlo, basta el de consulta.
• El documento tiene que estar guardado antes. Mientras no exista, el bloque de adjuntos no aparece: el archivo se guarda contra un documento, no contra una pantalla en blanco.
• Quitar un adjunto no borra el archivo del servidor, queda marcado como eliminado para conservar la evidencia.