Datos de la empresa, perfil fiscal, cuentas contables por defecto y funcionalidades activas.
Para qué sirve
Es el tablero de control del sistema. Define quién es la empresa ante la DIAN, qué cuentas contables usa por defecto cada proceso, y qué funcionalidades están encendidas.
Se configura al implantar el sistema y se revisa cuando cambia algo de fondo. Cada cambio aquí afecta a toda la operación.
Secciones de la pantalla
Datos básicos
Nombre, Razón Social, NIT y DV, Dirección, Teléfono, Correo, Ciudad, Sitio Web, Logo URL, Resolución de Facturación y Representante Legal.
El logo y la resolución de facturación son los que salen impresos en los documentos.
El nombre, el NIT y el logo también se ven en la barra superior de todas las pantallas, en el título de la pestaña del navegador y en la pantalla de inicio de sesión: así sabe en todo momento en qué empresa está trabajando. Si cambia el nombre aquí, la barra superior se actualiza al guardar.
Fiscal (DIAN / Retenciones)
Define el perfil tributario de la empresa (no de los terceros):
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| País / Ciudad / CIIU (Fiscal) | Ubicación y actividad económica para efectos de ICA. El país decide además el formato de los números: si los miles van con punto o con coma. |
| Moneda base | La moneda en la que la empresa lleva su contabilidad, su inventario y sus informes. Es el mismo dato de Monedas: cambiarlo aquí lo cambia allá. |
| Es Autorretenedor (resolución DIAN) | La empresa se practica su propia retención de renta. |
| Autorretención especial de renta (%) | La tarifa de esa autorretención. |
| Es Autorretenedor ICA | Lo mismo, para ICA. |
| Régimen SIMPLE de tributación | La empresa tributa bajo el régimen SIMPLE. |
| Agente de Retención Renta | La empresa practica retención de renta a sus proveedores. |
| Retención de IVA | Una sola elección: no retiene / gran contribuyente / agente designado. |
| Agente de Retención ICA | La empresa practica ReteICA. |
La moneda base se define antes de emitir el primer documento y después no se puede cambiar: “Ya hay facturas emitidas en la moneda base actual”. Cada documento quedó expresado en la moneda del día en que se emitió y nunca se recalcula, así que cambiarla volvería incorrecto todo el histórico.
Estos campos deciden si la empresa practica retenciones. El perfil del tercero decide si se le practican a él. Los dos tienen que estar bien para que un documento calcule correcto.
Inventarios
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Controlar stock | Si está apagado, el sistema no valida existencias al despachar. |
| Permitir negativos | Deja que una bodega quede en saldo negativo. Úselo con cuidado. |
| Ajustes requieren autorización | Los ajustes de inventario quedan pendientes de aprobación. |
| Cta. Puente Inventarios por Recibir | Cuenta transitoria entre la orden de compra y la factura del proveedor. |
Contabilidad – Hoja de Ruta y Facturación
Cuentas y tipos de documento que usan los procesos de producción: Tipo Doc. Costo HR, Tipo Doc. Ingreso PT, Cta. Servicio Proceso, Cta. Mano de Obra Proceso, Cta. Costo Producción MO, Cta. Diferencia por Redondeo y Cta. CXC Clientes Nacionales.
Plan de pagos por hitos
Plan de pagos por defecto, Cta. Anticipos de Clientes, Ítem para facturar hitos (factura parcial) e Ítem para cobrar cambios de alcance.
Sirve para el trabajo sobre pedido, donde se factura por avance en vez de todo al final.
Procesos tercerizados
Cta. costo de servicios tercerizados y Cta. servicios de terceros por facturar, para cuando parte del proceso se manda a un taller externo.
Portal del cliente
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Vigencia de los enlaces (días) | Cuánto dura el link que se le comparte al cliente. Vacío = sin vencimiento. |
| Medio de pago de los soportes | Con qué medio se registran los pagos que reporta el cliente. |
| Link de pago en línea | URL de la pasarela, si la hay. |
| Datos para pagar | Texto que ve el cliente: banco, tipo y número de cuenta, titular, NIT. |
Cotización por costo + margen
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Indirectos por defecto (%) | Porcentaje de gastos indirectos que se suma al costo. |
| El margen se calcula | Sobre el precio: precio = costo / (1 − margen) o Sobre el costo: precio = costo × (1 + margen). |
Las dos fórmulas dan resultados distintos. Con un costo de 100 y un margen del 30 %: sobre el precio da 142,86; sobre el costo da 130. Elija la que usa su empresa y no la cambie a mitad de año, porque las cotizaciones dejan de ser comparables.
Contabilidad – Cuentas por Pagar
Cta. CXP Proveedores Nacionales y Cta. Anticipo a Proveedores.
Precios
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Lista de Precios General | La lista de precios que se usa cuando el cliente y el vendedor no tienen una propia. |
Si este campo queda vacío, los servicios que vienen de una plantilla se cotizan en cero. Un producto de inventario tiene el respaldo del precio de venta de su ficha; un servicio de plantilla no tiene ninguno: su único precio está en la lista, y si no hay lista que aplicar, el sistema no alcanza a buscarlo. Una cotización de servicios con todo en cero casi siempre es esto.
Perfil de industria y funcionalidades
- Perfil de industria: propone un conjunto de funcionalidades y la terminología adecuada para el sector (reencauche, metalmecánica, carpintería, avisos, vidrios…). Después se puede ajustar a mano.
- Funcionalidades activas: enciende o apaga módulos completos. Las marcadas como Próximamente todavía no están disponibles.
Gorilla Connect
Configuración del canal de seguimiento por WhatsApp para los clientes.
Cosas para tener en cuenta
- Después de cambiar las funcionalidades hay que recargar con F5. El propio sistema lo avisa: “Configuración guardada. Recarga la página (F5) para ver el menú con las funcionalidades actualizadas”. Si no lo hace, el menú sigue mostrando lo de antes.
- Si el mensaje dice “Datos de empresa guardados, pero no las funcionalidades”, los datos sí quedaron: lo que falló fue el cambio de capacidades. Vuelva a intentarlo.
- Las cuentas contables por defecto son el motor de la contabilidad automática. Si una queda vacía, el proceso que la necesita va a fallar al momento de generar el asiento, no antes. Vale la pena revisarlas todas antes de arrancar en producción.
- Esta pantalla requiere permisos de crear o editar; sin ellos el sistema avisa “No tiene permiso para editar”.
- Apagar una funcionalidad no borra los datos, solo esconde las pantallas.