El tablero del embudo de ventas, con el valor en la calle, el pronóstico ponderado, la tasa de cierre y por qué se pierde.
Para qué sirve
Es el tablero donde se ven los negocios que se están persiguiendo, una columna por etapa. Lo que antes no quedaba en ninguna parte: el trabajo de antes de cotizar (el contacto, la visita, la medición) y el de después (el “déjeme pensarlo”). Con eso en el sistema se pueden responder cuatro preguntas que antes nadie podía:
- ¿Cuánto tengo en la calle? La suma de los negocios abiertos.
- ¿Cuánto voy a cerrar? El pronóstico ponderado: cada negocio por su probabilidad.
- ¿Cuántos cierro de los que trabajo? La tasa de cierre, sobre los ya cerrados.
- ¿Por qué pierdo los que pierdo? El motivo que se exige al dar un negocio por perdido.
Un negocio puede colgar de un cliente del maestro o de un prospecto que todavía no lo es, y puede tener varias cotizaciones: las versiones que se le fueron pasando al cliente.
Esta opción aparece cuando la empresa tiene activas las herramientas del departamento comercial (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades). Las columnas se definen en Etapas del embudo.
Cómo se usa
- Nuevo (o Agregar acá, en el pie de una columna, para que nazca en esa etapa).
- Escriba de qué es el negocio: “Barandas edificio Mirador”, “Mantenimiento anual flota”.
- Elija si es de un Cliente o de un Prospecto y búsquelo.
- Ponga el Valor estimado y la Fecha estimada de cierre.
- Revise la Probabilidad: viene de la etapa, pero se puede ajustar si ese caso es distinto.
- Crear.
Después, a medida que avanza:
- Arrastre la tarjeta a la columna siguiente. Cada movimiento queda en el historial con los días que el negocio pasó en la etapa anterior.
- Haga clic en el nombre del negocio para abrir su ficha: los datos, las cotizaciones y el historial completo.
- En la ficha, anote lo que se habló sin necesidad de cambiar de etapa.
- Cuando le haga la cotización, asóciela desde la ficha. Al aprobarla, el negocio pasa solo a ganado.
- Si no se cerró, arrastre la tarjeta a la columna de perdido e indique el motivo.
Enlazar la cotización con el negocio
El enlace es lo que evita digitar dos veces. Una vez hecha la cotización en Cotizaciones:
- Abra la ficha del negocio.
- En Cotizaciones, elija la del cliente en la lista Asociar una cotización del cliente y oprima Asociar. Solo aparecen las que no pertenecen ya a otro negocio.
- Desde ese momento, aprobar la cotización cierra el negocio como ganado, sin tocar el tablero.
Campos
| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| De qué es el negocio | El nombre con el que se reconoce. Obligatorio. |
| Cliente / Prospecto | De quién es. Uno de los dos, nunca los dos. |
| Valor estimado | Cuánto se espera facturar. Es lo que suman las columnas y el pronóstico. |
| Etapa | En qué va. Solo se elige al crear: después se cambia arrastrando la tarjeta. |
| Probabilidad (%) | Qué tan probable es cerrarlo. Viene de la etapa; ajústela para ese caso. |
| Vendedor responsable | Quién lo atiende. Si lo deja vacío, hereda el de la cuenta. |
| Fecha estimada de cierre | Cuándo se espera cerrarlo. Si pasa y el negocio sigue abierto, la tarjeta se marca. |
| ¿Cómo llegó? y Detalle | El canal y su dato concreto. Si el negocio es de un prospecto, se heredan de él. |
| Notas | Todo lo que convenga que sepa quien retome el negocio. |
Lo que muestra la tarjeta
| Señal | Qué significa |
|---|---|
| Prospecto (etiqueta gris) | La cuenta todavía no está en el maestro de terceros. |
| Reloj con un número | Días que el negocio lleva sin moverse de etapa. Es la señal de uno atascado. |
| Triángulo amarillo | La fecha estimada de cierre ya pasó y el negocio sigue abierto. |
| Hoja con un número | Cuántas cotizaciones tiene el negocio. |
Cosas para tener en cuenta
- Rechazar una cotización no pierde el negocio. Queda la nota en el historial, pero el negocio sigue abierto: lo normal es volver a cotizar después de un “no”. Perder es una decisión que se toma en el tablero.
- Perder exige el motivo. Si arrastra una tarjeta a la columna de perdido sin elegir motivo, el sistema avisa “Para dar un negocio por perdido hay que indicar el motivo”. Ese motivo es el que después contesta por qué no se cierran los negocios.
- Un negocio cerrado no se mueve ni se edita: primero Reabrir, desde su ficha. Al reabrirlo vuelve a la primera etapa abierta y pierde el motivo que tenía.
- Un negocio con cotizaciones no se puede borrar. Márquelo como perdido: así queda el motivo en el reporte en lugar de desaparecer sin rastro.
- Al mover de etapa, la probabilidad vuelve a la de la etapa nueva. El ajuste manual valía para la etapa en la que estaba.
- Por defecto el tablero muestra solo los negocios abiertos. Marque Mostrar los ya cerrados para ver el histórico; el valor “en la calle” nunca cuenta lo cerrado.