Balance de Prueba

Saldo inicial, movimiento del período y saldo final de cada cuenta. Es el reporte con el que se revisa que el mes esté completo.

Para qué sirve

Muestra, para cada cuenta, con cuánto empezó el período, cuánto se movió al débito y al crédito, y con cuánto terminó. Es el primer reporte que se mira al cerrar un mes: si algo quedó mal contabilizado, acá se nota.

Cómo se usa

1. Indique el rango Desde / Hasta. La pantalla arranca en el mes en curso.
2. Elija el Nivel de detalle:
   • 1 — Clase: un renglón por cada gran grupo (activo, pasivo, ingresos…).
   • 2 — Grupo: dos dígitos. Es el nivel para mirar el panorama.
   • 3 — Cuenta: cuatro dígitos.
   • 4 — Subcuenta: seis dígitos. El máximo detalle.
3. Si quiere acotar, escriba un prefijo en Cuenta: 1 trae todo el activo, 1305 solo la cartera.
4. Generar.
5. El botón 🔍 de cada renglón abre el libro auxiliar de esa cuenta con el mismo período, para ver movimiento por movimiento.

El saldo inicial

Es el acumulado de todo lo contabilizado antes de la fecha inicial, no un valor que alguien digite. Por eso, si cambia la fecha de inicio, el saldo inicial cambia solo.

Cuando no se indica fecha inicial, el reporte arranca desde el primer asiento que exista y el saldo inicial queda en cero.

Las tres casillas

• Mostrar cuentas sin saldo ni movimiento: por omisión se esconden, porque el plan de cuentas tiene más de dos mil cuentas y casi ninguna se usa.
• Desglosar cada cuenta por tercero: parte cada cuenta en un renglón por cliente o proveedor. Es la forma de revisar la cartera o las cuentas por pagar una por una.
• Incluir asientos anulados: por omisión no entran. Si entraran, vería el movimiento y su reverso y los saldos no se entenderían.

Qué significa que cuadre

El aviso verde de arriba compara el total de débitos contra el total de créditos del movimiento del período. Siempre deben ser iguales.

Los saldos, en cambio, no se suman entre sí: cada cuenta tiene su propia naturaleza —el activo suma al débito, el pasivo y los ingresos al crédito— así que sumar la columna de saldos no da nada útil.

Si filtra por una sola cuenta, el reporte deja de cuadrar y eso es normal: está viendo media partida.

Los renglones en amarillo

Son cuentas cuyo saldo quedó del lado contrario al que les corresponde: un activo en negativo, un pasivo en negativo. No siempre es un error —un sobregiro bancario real se ve así— pero vale revisarlos uno por uno antes de cerrar el mes. El aviso de arriba le dice cuántos hay.

Cosas para tener en cuenta

• El período de cada asiento sale de la fecha del documento, no del día en que se procesó. Una factura del 30 de septiembre aprobada el 1.° de octubre pertenece a septiembre.
• Exportar Excel baja el reporte tal como lo está viendo, con los filtros aplicados.
• Si una cuenta aparece como «(cuenta no encontrada en el plan)», hay movimiento contra una cuenta que no existe en el plan de cuentas de la empresa. Revise la configuración contable de los subgrupos o de los medios de pago.