# Gastos de la orden

> Viáticos, desplazamientos, fletes y peajes que se le cargan a una orden para saber cuánto costó de verdad.

- Módulo: Producción
- Manual de: ERP Gorilla — software de manufactura por órdenes de trabajo
- Página: https://erpgorilla.com/manual/produccion/gastos-ot
- Actualizado: 2026-10-03

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## Para qué sirve

El costo de una orden suma materiales, mano de obra, servicios internos y terceros. Falta
lo que se gasta por fuera: los viáticos del técnico, el hospedaje, los pasajes, el
combustible, los peajes, el flete del equipo, el andamio alquilado.

Aquí se le cargan esos gastos a la orden. **Cuando se aprueban, entran al costo** y el
margen que muestra [Costeo por OT](/manual/reportes/costeo-ot) pasa a ser el margen real.

No es una pantalla del menú: los gastos se registran dentro de la orden, en el
[Panel de la OT](/manual/produccion/panel-ot), sección **Gastos de la orden**. Aparece cuando la empresa tiene
activos los **gastos imputables a la orden** (Configuración › Empresa › Perfil de industria
y funcionalidades).

## Cómo se usa

1. Abra la orden en el [Panel de la OT](/manual/produccion/panel-ot) y busque **Gastos de la orden**.
2. **Registrar gasto**.
3. Elija el **concepto** ([Conceptos de Gasto](/manual/configuracion/conceptos-gasto)) y escriba el **valor**.
4. Indique **cómo se pagó**: con factura del proveedor, de la caja de la empresa, o lo puso
   un empleado de su bolsillo.
5. Escriba el **número del soporte** (la factura, el recibo, el tiquete) y, si el gasto lo
   cobró un proveedor o lo puso un empleado, elija el **tercero**.
6. Deje marcado **Se le recobra al cliente** si ese gasto se le va a cobrar.
7. **Guardar**. El gasto queda en **borrador**: todavía no es costo.
8. Cuando esté revisado, **apruébelo** con el botón ✔. Desde ahí entra al costo de la orden.

## Campos

| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| **Concepto** | Qué clase de gasto es. Define la cuenta contable. |
| **Fecha** | La del gasto, no la del registro: es la fecha contable del asiento. |
| **Valor** | Lo pagado, antes de impuestos descontables. |
| **Detalle** | Ej.: `Viaje a Bucaramanga, 3 días`. Lo que le va a servir leer dentro de seis meses. |
| **Cómo se pagó** | `Factura de proveedor (CxP)`, `Caja de la empresa` o `Reembolso a un empleado`. |
| **Tercero** | El proveedor que lo cobró o el empleado al que se le reembolsa. Obligatorio en los reembolsos. |
| **Soporte** | Número de la factura, el recibo o el tiquete. |
| **Se le recobra al cliente** | Separa lo que se le cobra al cliente de lo que absorbe la empresa. |

## Lo que muestran los totales

| Dato | Qué muestra |
|---|---|
| **En el costo** | Gastos aprobados. Es lo que suma al costo de la orden. |
| **En borrador** | Registrados pero sin aprobar: todavía no son costo. |
| **Se le recobra al cliente** | De lo aprobado, lo que se le cobra al cliente. |
| **Lo absorbe la empresa** | De lo aprobado, lo que se queda en el margen. |

## Cosas para tener en cuenta

- **Un gasto en borrador no es costo.** Si el margen de una obra se ve demasiado bueno,
  revise si quedaron gastos sin aprobar.
- **El gasto con factura de proveedor no genera asiento contable.** El asiento es el de la
  factura, que se registra en [Facturas Proveedor](/manual/cxp/facturas-proveedor); el gasto solo lleva el costo a
  la orden. Es a propósito: si hiciera las dos cosas, el gasto quedaría contabilizado dos
  veces y la contabilidad mostraría el doble de lo que se gastó.
- **Lo pagado de la caja y los reembolsos sí generan su asiento**, contra las cuentas que se
  configuran en Configuración › Empresa › Gastos de la orden. Si falta esa configuración, al
  aprobar aparece el mensaje que dice qué falta y el gasto se queda en borrador.
- **Un gasto aprobado no se edita.** Anúlelo —con su motivo— y registre el correcto. Al
  anular uno que ya estaba contabilizado, el sistema reversa el asiento solo.
- **Una orden con la liquidación cerrada no acepta gastos nuevos.** Cargue los gastos antes
  de liquidar, o el costo que quedó guardado no es el real.
- Marcar **Se le recobra al cliente** hoy sirve para verlo separado en el panel y en los
  informes; no lo lleva por sí solo a la liquidación de la orden.