# Prospectos

> Posibles clientes que todavía no están en el maestro de terceros, con su origen, su vendedor y la conversión a cliente.

- Módulo: CRM
- Manual de: ERP Gorilla — software de manufactura por órdenes de trabajo
- Página: https://erpgorilla.com/manual/crm/prospectos
- Actualizado: 2026-10-03

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## Para qué sirve

Guarda a los posibles clientes **antes** de que sean clientes. Un contacto que recogió en
una feria no tiene el NIT a mano, ni dirección de facturación, ni correo: en
[Terceros](/manual/configuracion/terceros) no cabe, porque allá esos datos son obligatorios. Acá basta el
nombre.

Cada prospecto lleva **de dónde salió** (feria, página web, referido, prospección en frío,
el chat de la empresa) y **quién lo está atendiendo**. De ahí salen dos respuestas que
antes no estaban en ninguna parte: cuántos posibles clientes hay en la calle, y qué canal
trae los que de verdad compran.

Cuando el prospecto entrega el documento, **Convertir en cliente** crea el tercero y se
lleva con él los contactos que ya se habían anotado.

Esta opción aparece cuando la empresa tiene activas las **herramientas del departamento
comercial** (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades).

## Cómo se usa

1. **Nuevo**.
2. Escriba el **Nombre o razón social**. Es lo único obligatorio.
3. Agregue lo que tenga a mano: teléfono, correo, a qué se dedica, la ciudad.
4. En **¿Cómo llegó?** elija el canal y, en **Detalle**, el dato concreto: el nombre de la
   feria, quién lo refirió, la campaña.
5. Asigne el **Vendedor responsable**.
6. **Crear**.

Después, a medida que avanza la conversación:

- Suba el **Estado**: de *Nuevo* a *Contactado*, y a *Calificado* cuando ya sepa que
  tiene la necesidad y con qué pagar.
- Use el botón de **Contactos** para anotar a las personas con las que habla: quien pide
  la cotización, quien aprueba lo técnico y quien paga suelen ser tres personas distintas.
- Con el botón de **WhatsApp** le escribe al teléfono registrado sin salir de la pantalla.
- Cuando haya un negocio concreto que perseguir, créelo en [Oportunidades](/manual/crm/oportunidades): puede
  colgar del prospecto, sin necesidad de convertirlo todavía.
- Cuando el negocio ya se va a cotizar, use **Convertir en cliente** y luego hágale la
  [cotización](/manual/produccion/cotizaciones).
- Si no siguió, use **Descartar** e indique el motivo.

### Convertir en cliente

1. Oprima el botón de **Convertir en cliente** (la persona con el visto bueno).
2. El sistema le muestra arriba las **posibles coincidencias**: terceros del maestro cuyo
   documento o nombre se parece al del prospecto. Revísela antes de seguir.
3. Complete lo que exige el maestro de terceros: tipo y número de documento, tipo de
   persona, razón social, país, dirección, correo y teléfono. Lo que ya estaba en el
   prospecto viene puesto.
4. **Convertir en cliente**.

El prospecto queda en estado *Convertido*, con el nombre del cliente al que corresponde, y
ya no se edita: desde ahí en adelante los datos se cambian en [Terceros](/manual/configuracion/terceros).

## Campos

| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| **Nombre o razón social** | La empresa o la persona. Lo único obligatorio. |
| **NIT o cédula (si lo sabe)** | El número tal como lo dictaron, sin validar. Sirve para buscar si ya es cliente. |
| **A qué se dedica** | En sus palabras. Ayuda a decidir si vale la pena perseguirlo. |
| **Teléfono** / **Correo** | Con los que se le contacta. El botón de WhatsApp usa el teléfono. |
| **Dirección** / **Página web** | Opcionales. |
| **Ciudad (del listado)** | La ciudad del maestro, cuando la encuentre. |
| **Ciudad escrita a mano** | Para cuando la ciudad no está en el listado o todavía no se sabe cuál es. |
| **¿Cómo llegó?** | Feria o evento, página web, referido, prospección en frío, chat de la empresa, llamó o escribió, otro. |
| **Detalle** | El dato concreto del canal: la feria, el nombre de quien refirió, la campaña. |
| **Estado** | Nuevo, Contactado, Calificado o Descartado. *Convertido* no se elige: lo pone la conversión. |
| **Vendedor responsable** | Quién atiende el prospecto. Solo aparecen los terceros marcados como vendedores. |
| **Último contacto** | La fecha de la última conversación. |
| **Motivo del descarte** | Obligatorio al descartar: no contesta, no le interesa, no tiene presupuesto, no es nuestro mercado, ya tiene proveedor, repetido, otro. |
| **Notas** | Todo lo que convenga que sepa quien retome la cuenta. |

## Los estados

| Estado | Qué significa |
|---|---|
| **Nuevo** | Recién anotado; nadie lo ha llamado. |
| **Contactado** | Ya hubo una primera conversación. |
| **Calificado** | Tiene la necesidad y con qué pagar: vale la pena cotizarle. |
| **Descartado** | No siguió. Guarda el motivo y se puede reabrir. |
| **Convertido** | Ya es un cliente del maestro. Es el estado final. |

Las tarjetas de arriba muestran cuántos hay en cada estado y la **tasa de conversión**:
cuántos de los prospectos ya cerrados terminaron en cliente. Haga clic en una tarjeta para
filtrar la lista por ese estado.

## Cosas para tener en cuenta

- **Si el documento ya está en el maestro, no se crea un cliente repetido.** El prospecto
  queda vinculado al tercero que existe y el sistema avisa: *"Ese documento ya estaba en el
  maestro: el prospecto quedó vinculado a… , no se creó un cliente repetido"*. Los datos
  del tercero no se sobreescriben con los del prospecto; los del maestro son los buenos.
- **Un prospecto se convierte una sola vez.** Si lo intenta de nuevo avisa *"El prospecto
  ya se convirtió en cliente"*.
- **Descartar es mejor que borrar.** Al borrar se pierde el motivo, y el motivo es
  justamente lo que después dice por qué no se cierran los negocios. Borrar también elimina
  los contactos del prospecto.
- **El primer contacto que agregue queda como principal**, aunque no marque la casilla: así
  la ficha siempre tiene a quién llamar. Si al convertir el cliente ya tenía un contacto
  principal, ese se conserva y el que llega del prospecto queda como contacto normal.
- El botón de **WhatsApp** aparece solo cuando el número sirve para WhatsApp: un celular de
  diez dígitos que empieza por 3, o un número con indicativo internacional. Con un teléfono
  fijo no aparece.