# Órdenes de Compra

> El pedido en firme a un proveedor, con lo que se le encargó y lo que falta por llegar.

- Módulo: Cuentas por Pagar
- Manual de: ERP Gorilla — software de manufactura por órdenes de trabajo
- Página: https://erpgorilla.com/manual/cxp/ordenes-compra
- Actualizado: 2026-10-17

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## Para qué sirve

Registra lo que la empresa le encarga a un proveedor, antes de que llegue la mercancía y
antes de que llegue la factura. Sirve para tres cosas que un correo o una llamada no
resuelven:

- Dejar por escrito qué se pidió, a qué precio y para cuándo.
- Saber en cualquier momento **qué está pendiente de llegar**.
- Comparar después lo que llegó y lo que el proveedor facturó, sin depender de la memoria.

## Cómo se usa

1. **Nueva OC**.
2. Cargue el **proveedor**, la **sucursal**, la **fecha** y la **entrega requerida**.
3. Agregue las líneas con el ítem, la cantidad y el precio acordado.
4. Guarde: la orden queda en **Borrador**.
5. **Aprobar** para que quede en firme y empiece a contar como pendiente por llegar.
6. **Abrir PDF** desde el listado para imprimir la orden o guardarla y mandársela al proveedor.

### Buscar

| Filtro | Para qué |
|---|---|
| **Desde / Hasta** | Rango de fechas de la orden. |
| **Estado** | `Todos`, `Borrador`, `Aprobada`, `Cerrada`, `Anulada`. |
| **Proveedor / N° OC** | Filtros por columna. Presione Enter para aplicar. |

## Los estados

| Estado | Qué significa |
|---|---|
| **Borrador** | No cuenta como compromiso todavía. Se puede corregir y volver a guardar con **Guardar cambios**. |
| **Aprobada** | En firme. Aparece como pendiente por llegar y se puede convertir en factura. |
| **Cerrada** | Llegó completa: el sistema la cierra solo cuando las entradas de almacén cubren todo lo pedido. |
| **Anulada** | Se dejó sin efecto, con su motivo. |

## La columna Pendiente

Es la que hay que mirar a diario: lo que se ordenó y todavía no ha llegado.

**Lo que baja el pendiente es la entrada de almacén** ([Movimientos](/manual/inventarios/movimientos)), no la
factura: el material deja de estar pendiente cuando alguien lo contó en la bodega. Una orden
facturada pero no recibida sigue apareciendo, y es correcto que así sea.

Cuando lo recibido cubre todo lo pedido, la orden pasa sola a **Cerrada**. Si el proveedor
despachó de a poco, se queda abierta con el saldo que falta.

## Comprar en moneda extranjera

Si la empresa tiene activas las **compras en moneda extranjera**, el encabezado de la orden
muestra dos campos más: **Moneda** y **Tasa de cambio**.

1. Elija la moneda en la que el proveedor cotizó. Dejarla vacía significa la moneda de la
   empresa.
2. El sistema propone la tasa del día de la orden, tomada de [Tipos de Cambio](/manual/configuracion/tipos-cambio), y
   **usted la puede cambiar**: lo que vale es lo que se pactó.
3. Capture las líneas **en la moneda del proveedor**, no convertidas. El pie de la tabla
   muestra las dos cifras: el total pactado y su equivalente en la moneda de la empresa.

Lo que el sistema guarda, y conviene entender para leer después los informes:

- El **inventario, el costo y la contabilidad quedan en la moneda de la empresa**, con el
  valor ya convertido. Eso no cambia nunca.
- La orden conserva además **la moneda y la tasa con la que se grabó**, y el valor tal como
  lo cotizó el proveedor. Ese dato es histórico: si mañana la tasa cambia, la orden de ayer
  no se recalcula.
- En el listado, una orden en divisa muestra debajo del total el valor en su moneda, para
  reconocerla de un vistazo.

Si no hay ninguna tasa registrada para la fecha de la orden, el sistema no la deja guardar:
registre primero la tasa en [Tipos de Cambio](/manual/configuracion/tipos-cambio) o escríbala en la orden.

## Cuando llega la factura

Con **Convertir a Factura** la orden pasa a una factura de proveedor en borrador, con sus
líneas ya cargadas y, si la compra se pactó en divisa, con su moneda y su tasa. Ahí se
completa lo que la orden no tiene —el número de la factura del proveedor, la fecha de
vencimiento y la bodega de recepción— y, si él despachó menos de lo pedido, se corrigen las
cantidades: lo que manda es su documento. Después se aprueba la factura
([Facturas de Proveedor](/manual/cxp/facturas-proveedor)) y se paga con un [comprobante de egreso](/manual/cxp/comprobantes-egreso).

**Convertir no cierra la orden.** Sigue aprobada, con su pendiente, hasta que la mercancía
entre a la bodega. Por eso una orden que llega en dos viajes se convierte dos veces.

Si lo que llegó no coincide con lo facturado, la diferencia se ve en la [conciliación de lo
recibido contra lo facturado](/manual/cxp/conciliacion-grir).

## Qué queda registrado

Quién creó la orden, quién la aprobó y cuándo. Una orden anulada conserva su motivo: no se
borra, porque el compromiso con el proveedor existió.

## Cosas para tener en cuenta

- **La orden se imprime para mandársela al proveedor.** El PDF lleva el proveedor, dónde y para
  cuándo se pide, las líneas con cantidad y precio acordado, el total y el espacio de firma. Una
  orden en borrador no se imprime: todavía no es un compromiso.
- **Los valores del PDF no incluyen impuestos.** El IVA se liquida en la factura del proveedor,
  así que el total de la orden no es el que se va a pagar.
- Si la orden se pactó en divisa, el PDF imprime **lo pactado** y debajo su equivalente en la
  moneda de la empresa.

## Los soportes del proveedor

- **La cotización del proveedor se adjunta a la orden.** En la parte de abajo del formulario
  hay un bloque de adjuntos: suba ahí la cotización que originó la orden y la confirmación que
  el proveedor devuelve. Se aceptan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP). Para subir o quitar un
  archivo necesita permiso de edición sobre la pantalla; para verlo y descargarlo, basta el de
  consulta.
- **El documento tiene que estar guardado antes.** Mientras no exista, el bloque de adjuntos
  no aparece: el archivo se guarda contra un documento, no contra una pantalla en blanco.
- **Quitar un adjunto no borra el archivo del servidor**, queda marcado como eliminado para
  conservar la evidencia.

## En capacitación

Vale la pena insistir en una cosa: **la orden de compra no es un trámite para el que
compra, es la única forma de saber qué está pendiente**. En las empresas donde se pide por
WhatsApp, nadie puede responder cuánto material está en camino sin llamar a tres
proveedores.