# Bitácora

> El registro de cada llamada, visita, correo o WhatsApp con el cliente, con la próxima acción que se convierte en tarea.

- Módulo: CRM
- Manual de: ERP Gorilla — software de manufactura por órdenes de trabajo
- Página: https://erpgorilla.com/manual/crm/bitacora
- Actualizado: 2026-10-03

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## Para qué sirve

Guarda lo que se habló con cada cliente: la llamada, la visita, el correo, el WhatsApp. Resuelve
el problema que más pesa cuando se va un vendedor: hasta ahora nadie sabía qué se había
conversado, cuándo ni con quién, así que la relación se iba con él.

Dos cosas que la hacen útil más allá del registro:

- **La próxima acción se convierte en una tarea de verdad**, con su fecha, en el tablero de
  [Tareas](/manual/crm/tareas). Lo que se promete queda agendado.
- **La historia de la cuenta** junta en una sola línea de tiempo los contactos, los negocios, las
  cotizaciones, las órdenes, las facturas y los pagos de ese cliente.

Esta opción aparece cuando la empresa tiene activas las **herramientas del departamento
comercial** (Configuración › Empresa › Perfil de industria y funcionalidades).

## Cómo se usa

1. **Registrar contacto**.
2. Elija si fue con un **Cliente** o con un [prospecto](/manual/crm/prospectos), y búsquelo.
3. Marque el **Tipo** (llamada, visita, correo, WhatsApp, reunión) y **cuándo fue**. No es la
   fecha de hoy: una visita se anota al volver.
4. Elija **con quién se habló** de la lista de contactos de esa cuenta, y el **negocio** del que
   se trató, si fue por uno concreto.
5. Escriba **qué se habló** y **en qué quedó**.
6. Si quedó algo pendiente, llene la **próxima acción** y su fecha.
7. **Registrar**.

### Ver la historia de un cliente

El botón del reloj, en cualquier fila, abre la línea de tiempo completa de esa cuenta: cuándo fue
el último contacto, cuántos negocios tiene abiertos, cuánto ha facturado y todo lo que ha pasado,
de lo más reciente a lo más antiguo. El mismo botón está en [Terceros](/manual/configuracion/terceros) y en
[Prospectos](/manual/crm/prospectos).

### Clientes dormidos

**Cuentas dormidas** lista los clientes que ya compraron alguna vez y a los que hace más de los
días que indique no se les habla, ordenados por lo que han facturado. Desde ahí se les escribe por
WhatsApp o se registra el contacto sin salir de la pantalla.

## Campos

| Campo | Qué se pone |
|---|---|
| **Cliente / Prospecto** | Con quién fue el contacto. Uno de los dos, nunca los dos. |
| **Tipo** | Llamada, visita, correo, WhatsApp, reunión, el cliente contactó, otro. |
| **Cuándo fue** | La fecha y la hora reales del contacto. |
| **Duración** | En minutos. Opcional; sirve para medir el esfuerzo que lleva una cuenta. |
| **Con quién se habló** | Uno de los contactos registrados de esa cuenta. |
| **Negocio** | La oportunidad del [embudo](/manual/crm/oportunidades) de la que se trató, si aplica. |
| **Qué se habló** | El resumen. Es lo que leerá quien retome la cuenta. |
| **En qué quedó** | Quedó interesado, pidió cotización, pidió tiempo, no contestó, no le interesa, solo informativo. |
| **Próxima acción** y **Cuándo** | Lo que sigue. Las dos juntas crean la tarea de seguimiento. |

## Cosas para tener en cuenta

- **La próxima acción necesita fecha.** Sin ella el sistema avisa *"La próxima acción necesita una
  fecha: si no, no se puede recordar"*, porque una tarea sin fecha no recuerda nada.
- **Editar el contacto actualiza la tarea, no crea otra.** Si cambia lo que sigue o la fecha, la
  misma tarea se ajusta; así el tablero del vendedor no se llena de duplicados. Si ya la había
  completado, se crea una nueva.
- **Quitar la próxima acción elimina la tarea** que la recordaba, salvo que ya estuviera
  completada: eso ya es historia y se conserva.
- **Al borrar un contacto se va también su tarea pendiente**: sin el contacto que la generó, la
  tarea no tiene contexto.
- **Registrar un contacto despierta al prospecto**: uno que estaba en *Nuevo* pasa a *Contactado*,
  porque ya deja de ser cierto que nadie lo haya llamado.
- **La cuenta no se cambia al editar.** Si quedó mal asignado, bórrelo y vuelva a anotarlo.
- El botón de **WhatsApp** aparece solo cuando el número sirve: un celular de diez dígitos que
  empieza por 3, o uno con indicativo internacional.